Biroul de proiect - Management de proiect
Termenul de „management de proiect“ devine din ce în ce mai populare. Aceasta se referă atât la gestionarea proiectelor interne care vizează introducerea de noi tehnologii și sisteme, precum și la problemele de management al afacerii companiei prin proiecte. Exemple de companii, manageri de afaceri prin proiecte sunt de telecomunicații, organizații de proiectare și construcție, companiile implicate în dezvoltarea de software comercial, consultanță, și altele.
Trebuie remarcat faptul că accelerarea globală a dezvoltării comunicațiilor, automatizarea proceselor de afaceri si acut pune problema de management de proiect și companiilor tradiționale implicate în eliberarea de producție în masă, cel puțin în ceea ce privește actualizarea periodică și de a accelera linia de produse pentru a menține cota de piață în schimbare.
Nu e de mirare, atunci, că liderii, preocupați de problemele de îmbunătățire continuă a activității sale, cu o mare atenție pentru toată lumea, care include chiar și cel mai mic indiciu al unui proiect sau de management de proiect. Ei intuitiv simt că ordonarea și standardizare eforturile și activitățile de modernizare, inclusiv problemele de luare a deciziilor, va avea un număr semnificativ - în cazul în care nu sunt semnificative, cel puțin efectul de gestionare.
Care este biroul de proiect?
Iată cum să interpreteze acest termen este recunoscut și a devenit aproape standard, „Body of Knowledge Management de proiect» (PMBoK - Project Management Body of Knowledge). „Există un număr de aplicații de birou de proiect. Biroul de proiect poate funcționa într-o gamă largă de sarcini, variind de sprijin pentru manageri de proiect sub formă de formare, software-ul, template-uri, și până să fie trași la răspundere pentru rezultatele proiectului. "
La fel ca tot ce este asociat cu conceptul de proiect ( „un efort temporar efectuat pentru a crea un produs unic sau un serviciu“), un birou de proiect - aceasta este o educație de organizare temporară, concepute pentru a efectua funcții bine definite. Acesta include un manageri instruit de stat și personalul tehnic, echipat cu software-ul necesar și sistemele tehnice. În funcție de tipul și scopul unui birou de proiect poate lua poziția corespunzătoare în ierarhia organizațională, atât la nivel apropiat de conducerea companiei, iar la nivelul departamentelor individuale de manuale de mari dimensiuni.
În funcție de dimensiunea proiectului și dimensiunea organizației este cea mai bună formă sau alta a unui birou de proiect.
În funcție de statutul și natura sarcinilor, acesta poate fi numit de birou de organizare de proiect software de învățământ, în care a rezolvat problema de planificare și de afaceri de management în cadrul companiei în ansamblu. În cazul în care managementul proiectului are ca scop abordarea problemei „cum să execute proiectul eficient și eficace“, managementul de proiect software în cadrul organizațiilor de afaceri în căutarea unui răspuns la întrebarea „cum să facă afaceri mai receptiv, adaptabilă și, prin urmare, mai profitabil într-un mediu de afaceri se schimbă rapid și managementul multi-proiect. "
Utilizarea eficientă a birou de proiect software, în practică, poate oferi următoarele beneficii și avantaje: standardizarea documentației de management de proiect și management de proiect, alocarea clară a responsabilității pentru rezultatele proiectului (proiecte), diseminarea cunoștințelor și îmbunătățirea abilităților personalului, monitorizarea eficientă a progresului și prognozare rezultatelor proiectelor, luându-se în considerare și repartizarea eficientă a resurselor în cadrul proiectului, o imagine de ansamblu a resurselor disponibile ale organizației, obiectivele și sarcinile departamentului proiecte de planurile strategice ale organizației.
Din cauza posibilităților limitate obiective de management eficient de proiect într-o varietate de structuri organizatorice (în special - în ceea ce privește structura funcțională și o structură de organizare matrice slabă, cum ar fi Ministerul), este puțin probabil ca toate enumerate mai sus set de probleme care trebuie rezolvate în cadrul biroului de proiect. În plus, gama de sarcini care urmează să fie rezolvate de către biroul de proiect într-o anumită organizație va depinde de cultura corporativă existente și nevoile de management senior îmbunătățirea calității managementului afacerilor.
Patru tipuri de birouri de proiect se pot distinge nume figurative care dau o reprezentare vizibilă a caracterului și a sarcinilor:
- „Stație meteo“. „O condiție meteo“ furnizează informații;
- "Turnul de control". cu care „supravegherea spațiului înconjurător“;
- "Pool de resurse". oferind organizarea de resurse umane, manageri de proiect;
- „Programul strategic“ de birou de proiect, prevede planificarea și gestionarea portofoliului strategic de proiect.
Alegerea uneia sau a unui alt tip de proiect de birou, capul ar trebui să fie conștienți de faptul că fiecare dintre ele are argumente pro și contra.
Office Project „Stația meteo“
Obiectivul principal al acestui tip de PMO - colectarea de informații conducerii superioare pe mai multe proiecte simultan. Metoda de lucru - informare de management fără impact direct asupra proiectului. Nu ar trebui să fie prea mult să ne așteptăm de la „stații meteorologice.“ Conducerea companiei, sprijinind decizia de a pune în aplicare acest tip de PMO, nu se poate obține efectul dorit în cazul proiectelor „inteligente“. Atribuțiile administratorului unei astfel de „stație meteo“ nu oferă funcții de orientare pentru managerii de proiect cu privire la modul în care ar trebui să meargă caz. Acest tip de birou poate fi eficace în punerea în aplicare efectivă a competențelor de gestionare pentru a obține informații în timp util și exacte cu privire la stadiul proiectelor.
Oficiul Proiectului „Turnul de control“
Sarcina - pentru a crește eficiența implementării proiectelor prin introducerea unor standarde de management de proiect. Filosofia „pentru a crea un standard, iar ei au câștigat“ nu se aplică aici. Uita de faptul că managerii de proiect tind să se respecte cu strictețe standardele, procedurile testate și gata de a fi prieteni cu un consultant intern, responsabil pentru punerea în aplicare a standardelor. Liderii biroului proiect de acest tip ar trebui cel puțin să ia parte la certificarea în sarcina managerului de proiect, și în mod ideal - pentru a elimina managerii de proiecte. Oricine care efectuează audituri ale proiectelor nu ar trebui să consilieze manageri de proiect. Pentru a face acest lucru, există consultanți interni.
Proiectul de birou „bazin de resurse“
Funcția obiectiv al acestui tip de proiect de birou -cresterea eficiența utilizării managerilor de resurse calificate în cadrul organizațiilor orientate pe proiecte. Există, de asemenea, o serie de probleme care pot fi rezolvate „la fața locului“, într-o anumită organizație. De exemplu: numirea de manageri de proiect - prerogativa doar managerul biroului de proiect, sau este un proces de negociere? În cazul în care clienții pe piața internă să plătească pentru un manager de proiect și ca un tarif orar pentru a doua zi, sau întregul proiect?
Oficiul Proiectului „Programul strategic“
Un astfel de birou de proiect este conceput pentru a sprijini activitățile companiei de portofoliu manager de investiții. Scopul principal - pentru a lega proiecte cu planurile strategice ale organizației. În același timp, acest birou nu-și asumă funcția de buna gestiune financiară, nu poate garanta că corporate finance este cheltuit bine, în conformitate cu strategia organizației, și chiar nu pot preveni conflictele și suprapunerile care apar în cursul implementării proiectului și de aplicare a rezultatelor acestora . Misiunea principală a acestui birou - pentru a oferi un management operațional și strategic link-ul.
Arhitectura de birou proiect instrumente
Instrumente de Arhitectura PMO pot include următoarele componente:
- Baza de pe date de proiect resurse, resurse complete, metodologia de proiect și cele mai bune practici. curent de bază operațională a acestor proiecte;
- sistem de intrare și datele privind timpul și costurile financiare ale personalului implicat în proiect;
- cerere de planificare corporativă, monitorizarea și raportarea proiectelor;
- Sistemul de management al documentelor și sistemul de e-mail;
- Interfața cu sistemul de management financiar corporativ;
- Infrastructura Tehnologia informației, domeniul de aplicare corespunzătoare a sarcinilor.
Probleme de implementare a biroului de proiect
Introducerea sistemului de guvernanță corporativă a oricare dintre aceste tipuri de birouri de proiect - este, de asemenea, un proiect, și destul de complicată. Ca succesul utilizării productive a biroului proiectului și problema aplicării sale, pusă la începutul proiectului. Directorul de corporații de design de conducere sunt următoarele criterii de succes:
- standarde de calificare mai ridicate pentru profesioniștii de management de proiect;
- un sprijin puternic pentru abordarea proiectului din partea conducerii superioare;
- un nivel suficient de autoritate pentru manageri în implementarea proiectelor de la început până la finalizare;
- locuri de muncă de prestigiu, precum și gradul de influență al grupului de proiect, corespunzător funcțiilor de management de proiect.
Principalele dificultăți care stau în calea spre organizarea și punerea în aplicare a managementului de proiect corporativ orientat spre proiect este cu siguranta legat de jucători cheie care sunt interesați de rezultatele și influența asupra acestui proiect. Acestea includ: top management, manageri de proiect și membrii echipei de proiect, manageri funcționale, interne și consultanți externi.
În cazul în care punerea în aplicare a inițiativei vine din partea de sus, de la managementul de vârf, adică, face eforturi pentru a se angaja eforturile și resursele necesare de partea rămasă a organizației. Pe de altă parte, în cazul în care ideea face drumul de jos în sus, apoi pentru a rezolva sarcina descurajant de a atrage sprijinul conducerii superioare este necesară articularea abil și perseverență enormă.
Erorile sunt, de obicei, declanșat de o combinație dintre următorii factori:
- nu sau slab de sprijin al conducerii superioare;
- subestimarea dimensiunea modificărilor în proiect;
- Lipsa metodologiei de management de proiect;
- Calificarea insuficientă a managerilor cu privire la managementul de proiect;
- reevaluarea, probabil, unul dintre modelele biroului de proiect, în condițiile unei organizații specifice;
- lipsa culturii corporative a organizației.
concluzii sumare
Dintre cele două concepte de transformare organizațională - abordare orientată către obiective și proces orientat, după cum arată practica, a doua - cea mai viabilă. Împreună au format misiunea și scopul punerii în aplicare, punerea în aplicare a următoarelor etape sunt dezvoltate, a instalat un sistem de criterii de evaluare a progresului. nu ar trebui să fie impusă Punerea în aplicare a biroului de proiect, crește în curând în organizație. O mare parte din lucrările privind punerea în aplicare a biroului de proiect arata ca lucrarea misionară - în încercarea de convingere, mai degrabă decât de oameni care cuceresc - ceva similar cu modul în timp util Quakerilor se stabilească în America.