Procedura de înregistrare a documentelor de ieșire - documente de ieșire
documentele de ieșire pregătite de organizație și care urmează să fie trimise după înregistrarea corectă și semnarea capului sunt înregistrate central în serviciul de management al documentelor (DOW), în cărțile de înregistrare și control (PKK) sau registrul documentelor de ieșire.
Indicele de pe documentul de ieșire este pus în cele două etape.
Initial cantaretul, care a pregătit un proiect de document care urmează să fie transmis șefului mărcii semnăturii pe ea, caz în care indicele va stoca o copie a nomenclaturii documentului de ieșire (secțiunea include un index și un număr de caz în cadrul acestei secțiuni), de exemplu, numărul 5-14. După semnarea capului sau a altei persoane autorizate documentul este trimis la serviciul de înregistrare a DOW. În procesul de înregistrare a înregistrării documentului privind cazul index nomenclaturii un număr secvențial al documentului care își încetează activitatea, care este transferată de formularul de înregistrare, de exemplu, numărul de 5-14 / 346.
Numărul de serie de înregistrare aplicată pe documentele ordinului brut în anul clericală, indiferent de modul în care structurale diviziune a elaborat un document în care caz va fi suturate. De exemplu, un document care își încetează activitatea, elaborat de departamentul de contabilitate, vor primi indicele 6-15 / 345 (6 - indicele de contabilitate, 15 - numărul cazului în departamentul de contabilitate, care va conține o copie a documentului de ieșire), urmând un document pregătit de către departamentul de personal, obține indicele de 5- 14/346 (5 - indicele departamentului de personal, 14 - numărul cazului în departamentul de personal, care va conține o copie a documentului de ieșire).
Formular pentru cardurile de înregistrare a documentelor de ieșire este identică cu forma ALAC pentru documentele primite. Singura diferență în completarea documentelor de ieșire RSC constă în faptul că, în „corespondent“ indică numele organizației la care este trimis documentul.
Înregistrare a documentelor de ieșire pot avea caracteristici în funcție de faptul dacă documentul este un răspuns sau o inițiativă. documente de ieșire și răspunsurile sunt încurajați să se înregistreze pe aceleași cărți ca și documentele primite cererile. În acest caz, indicele document de înregistrare original va indexa cazul în conformitate cu nomenclatura, care va fi capsat copie a documentului de ieșire, precum și numărul de înregistrare de serie al primirii documentului, care a produs un răspuns (preluat din ștampila de înregistrare). RSC informații despre document, răspunsul este înregistrat în coloana „Nota privind executarea documentului.“
Luați în considerare exemplul unui răspuns care își încetează activitatea de înregistrare document la scrisoarea, precum și un exemplu de umplere RSC l.
Document de înregistrare - un cont odokumente de date, în forma prevăzută, stabilind faptul crearea sa, trimiterea sau primirea.
Puteți da o definiție mai detaliată a înregistrării ca o confirmare a unității sau a unui document într-o anumită zi introducând-o în formularul de înregistrare pentru a atribui numărul de înregistrare de utilizator și înregistrate sub formă de informații de bază despre documentul care vă permite să creați o bază de date a documentelor instituțiilor pentru monitorizarea ulterioară a termenelor executarea documentelor și lucrări de referință pe ea.
Cu alte cuvinte, în procesul de înregistrare prevăzut un sistem de regăsire a informațiilor pentru toate documentele din instituție, care apoi pot fi folosite pentru a ajuta activitatea și controlul asupra executării documentelor.
În consecință, înregistrarea are trei obiective:
§ controlul asupra executării lor;
§ lucrare de referință pe documentele.
Înregistrarea este necesară numai documentele care necesită un răspuns și de execuție, indiferent de modul în care acestea sunt create sau primite.
documentele operaționale trimise de sau create numai cu titlu informativ și nu necesită un răspuns și performanță, nu sunt înregistrate. Serviciul de birou ar trebui să dezvolte o listă (listă) de documente care nu fac obiectul înregistrării. El a fost aprobat de către conducătorul organizației și este actualizat după cum este necesar. După preprocesarea documentelor unrecorded sunt transferate direct la unitatea sau interpreilor, care se pot referi la informațiile conținute de aceasta.
Documentele nu fac obiectul înregistrării, ca regulă, sunt:
§ informații și de referință scrisori de caractere trimise de informații ale acestora;
§ scrisori de felicitare și telegrame;
invitații §, program de seminarii, întâlniri și conferințe;
§ publicații (cărți, broșuri, reviste);
§ pachete marcate „Persoană fizică“;
§ copie a reglementărilor, ordonanțe și ordonanțe de guvern;
§ materiale informative, etc ..
Formulare de înregistrare a documentelor
documentelor de intrare, ieșire și interne sunt înregistrate separat, cu numere de serie separate.
Număr de înregistrare (index) al documentului - denumirea digital sau alfanumeric atribuit unui document în timpul înregistrării sale.
Există trei tipuri de documente de înregistrare:
Astfel, registrul documentelor confidențiale are următoarele coloane:
Sistemul de înregistrare Revista a fost utilă în organizații, atât timp cât acestea primesc un număr mic de documente. Cu un volum mare de sistem jurnal de documente are unele dezavantaje semnificative. Deoarece înregistrarea este realizată în ordinea de primire a documentelor, aceasta este doar o singură persoană poate efectua simultan. Cu un număr mare de documente proces de înregistrare primite necesită timp și întârzie activitatea în continuare cu documentele. În plus, sistemul de logare duce adesea la documentele de re-înregistrare la alte unități structurale, în cazul în care documentul transmis. Dar principalul dezavantaj al sistemului de logare - este imposibil de a organiza controlul asupra momentului de executare a documentelor și prompt de informații și efectuarea de referință de lucru pe documentele.
Sistemul de înregistrare Card vă permite să depășească aceste dezavantaje, deoarece cardul poate fi plasat în fișiere, în orice ordine, și să se înregistreze documentele sunt puțini oameni la un moment dat, crearea unui plan de numărul dorit de copii ale cardului de înregistrare. Forma card de înregistrare poate fi determinată de către instituție și este înregistrată în manualul de management al înregistrărilor.
Cu toate acestea, cel mai eficient până în prezent, este un sistem automat de înregistrare a documentelor pe calculator. Acesta permite înregistrarea de conducere între locurile de muncă, se combină toate informațiile despre documentele într-o singură bază de date, pe baza cărora este posibil să se organizeze o informare și de referință centralizate de lucru și controlul asupra executării documentelor.